Mejora tu productividad. El Escritorio I

Creo que he visto más de mil escritorios distintos desde que empecé a tocar sistemas operativos con entorno gráfico y puedo decir que la mayoría desaprovechan lo que debería ser una herramienta muy útil a la hora de trabajar. Muchos usuarios utilizan el escritorio como cajón desastre y no llevan ningún orden ni control. Se acumulan «cosas» y más «cosas» hasta que da miedo tocar según qué para no perder algún documento importante. A continuación intentaré dar un par de pistas de cómo debería utilizarse correctamente.

Un juego rápido:

Antes de seguir leyendo echadle un ojo a vuestro escritorio y contad cuantas carpetas (de las marrones) tiene y desde cuándo están ahí. Seguro que alguna de ella lleva ahí una eternidad y puede que alguna de ellas ni sepamos por qué están allí?. Contad también los accesos directos a aplicaciones que están ahí desde siempre y que nunca se han utilizado y que ni sabemos para qué sirven?

Resultado:

• Si no hay ninguno entonces enhorabuena, no hace falta seguir leyendo.

• Si hay entre 1 y 10 entonces tenemos un problema y conviene leer lo que viene a continuación.

• Más de 20?  o no sabes cuantos hay porque ya no te caben los iconos en el escritorio: tenemos un problema importante. Hay que tomar medidas sí o sí.

Imaginad ahora un escritorio de madera de toda la vida y colocad encima un montón de papeles desordenados, cajas marrones con cosas varias dentro, grapadora, calculadora, un reloj de agujas enorme, la bola del mundo de la comunión o cualquier otro gadget que sólo usas 1 vez al año. Para los del problemón podéis recrear el Himalaya a base de pilas de documentos. Alejaos un poco del escritorio y observarlo durante unos minutos. Cómo lo definiríais? «Este escritorio es un desastre!» Bien. Entonces reconocemos que tenemos un problema. Vamos a solucionarlo!

Mis consejos:

1. 0 Iconos y accesos directos. O como mucho los 2 o 3 programas que utilizamos con más frecuencia. Para qué queremos tener accesos directos en el escritorio si ya los tenemos en el botón de Inicio, carpeta Aplicaciones (en Mac), barra aplicaciones (Windows 7), etc. ? A que el Buscaminas o Solitario no lo tenéis ahí (no vaya a pensar mal el jefe), pero lo abrís en un santiamén al estilo ninja? 
2. Borrar cualquier acceso directo del tipo «qué hace eso ahí?». Si borras el acceso directo no borras el programa así que no hay ningún temor.
3. Documentos. No guardes eternamente ningún documento en el escritorio. En los sistemas operativos tienes carpetas dedicadas a Mis Fotos, Mis Documentos, Mi Música que están pensadas para alojar toda tu información. La carpeta «Comunión del crío» está muy bien, pero qué hace en el escritorio si el niño ya está hasta casado!

¿Y para qué uso el escritorio si no puedo dejar nada allí?

Pues lo usaremos para guardar todos aquellos documentos con los que estamos trabajando en ese momento. Imaginad el Word, nuevo documento, trabajamos con él un rato y  debemos salir a comer. Esta tarde seguiremos, así que vamos a guardarlo. Dónde? Aquí volvemos a hacerlo al revés y guardamos el documento en Mis Documentos/Carpeta 1/Carpeta 2/ junto a 3000 documentos más. Luego cuando volvemos y queremos recuperar el documento con el que estábamos trabajando estamos unos minutos buscando en Mis Documentos dónde lo dejamos. Por qué no lo guardas temporalmente en el Escritorio? Ahora lo tenemos limpio. Localizar el documento será instantáneo.  Una vez ya el documento ya no se va a utilizar más podemos moverlo a la carpeta final en Mis Documentos.  Y repetiremos el proceso con las fotos, documentos escaneados y otro material multimedia. ¿No os parece una buena manera de trabajar?