SisFactu ya permite firmar albaranes electrónicamente
Una petición que nos han hecho algunos usuarios es la posibilidad de suprimir los albaranes con doble copia (papel copiativo e impresora matricial) por una sola copia firmada electrónicamente. Ello solamente es posible con una tableta de firmar, ya sea en la mesa de facturación donde el cliente recoge el albarán o en la tableta que lleva el autoventista. Ambas soluciones ya las tenemos disponibles. Aquí explicaremos la solución para la entrega de mercancías en la tienda o almacén.
El albarán es un documento que se suele emitir junto con la mercancía que se expide y que cumple alguna o todas de estas funciones:
- Relación del material que se entrega, normalmente valorado, pero a veces se omiten los precios o los descuentos.
- Como documento previo a la factura, que estará formada por uno o varios albaranes del mismo cliente.
- Como acuse de recibo de la mercancía, ya que la persona que la recibe firma el albarán para indicar su conformidad con el mismo.
Tradicionalmente, la firma se realiza con bolígrafo sobre papel. Muchas veces este papel es del tipo copiativo, lo que implica la impresión sobre anticuadas impresoras «matriciales» o de agujas de impacto sobre papel de imprenta con copia. Cada vez más empresas han prescindido de este tipo de papel copiativo e impresoras, pero se ven obligadas a generar dos copias del albarán, como mínimo, para que una vuelva firmada y la otra quede en manos del destinatario de la mercancía.
Una de estas copias se podría evitar con la firma electrónica del documento por parte del receptor. Si guardamos su firma digitalizada (además de otros parámetros biométricos que la hacen única), esta firma tiene la misma validez legal y hasta mayor seguridad que una firma manuscrita sobre un papel. Si más adelante necesitamos imprimir el albarán, éste llevará impreso al pie el dibujo de la firma.
Para ello, utilizamos una tableta firmadora como la de la fotografía.
Hemos creado un módulo en nuestra aplicación de gestión SisFactu para trabajar con este sistema. Su manejo no puede ser más sencillo:
- Una vez terminado el albarán, antes de imprimirlo, se pulsa la opción «Firmar»
- La tableta entra en modo firma y la pantalla queda esperando el resultado de la misma.
- El cliente firma. Puede limpiar y volver a intentarlo las veces que quiera, pero no hará falta, ya que el tacto del lápiz y la pantalla son prácticamente idénticos al bolígrafo y papel.
- Una vez pulsado «Ok», la firma queda adjunta al albarán.
- Cuando se imprime el albarán, la firma se dibuja sobre el mismo.
Para dar más validez a la firma, se guarda, además del dibujo en sí, datos tomados durante la acción de firmar: velocidad, presión, movimientos con el lápiz alzado … Un dibujo se podría imitar, pero estos otros parámetros son muy personales y difíciles de copiar.
En la pantalla de la tableta podemos imprimir cualquier información relacionada con el documento que se va a firmar, ya que hemos desarrollado el software utilizando la API a bajo de nivel de Wacom, que nos permite hacer lo que queramos. Como curiosidad, indicar que la firma aparece en la pantalla de SisFactu en tiempo real, a medida que el cliente está «dibujando».
Esperamos ofrecer este producto a nuestros clientes en las próximas semanas.