Consejos para realizar bien un inventario

Hacer inventario no es precisamente una tarea divertida, pero al menos una vez al año conviene hacerla para saber cuánto dinero hay invertido y ajustar el inventario con el que nos indica el ordenador y controlar las posibles variaciones.

Estos consejos nos ayudarán a hacer el inventario de una forma más metódica, para evitar el tópico: !Hace dos días que hice inventario y ya no cuadra!

Este artículo se puede aplicar al inventario llevado con cualquier aplicación de almacén, pero los ejemplos se explicarán en base a nuestra aplicación de gestión más extendida: Sisfactu

¿Cuándo lo hago?

Una buena idea es hacerlo cuando podamos tener cerrado el negocio al público, es la forma más cómoda de contar y evitar errores con entradas o salidas de artículos que se nos escapen.

¿Qué tengo que hacer antes de empezar?

Tener introducidos en Sisfactu todos los datos que afecten al stock:

1. Todos los albaranes de compra del material que ya ha entrado en el almacén.
2. Todos los albaranes o facturas de material servido a clientes.
3. Todas las devoluciones, tanto de clientes como a proveedores.
4. Los traspasos internos de artículos, en caso de tener más de 1 almacén.
5. Hay que tener en cuenta los artículos que puedan estar en los vehículos de trabajo o en las obras en curso.
6. Todo el material prestado o dejado a muestra debería estar entrado con su correspondiente regularización o albarán.

¿Cómo hacerlo?

• De forma manual, sobre un listado con todos los artículos, apuntando la cantidad contada y finalmente introducir la regularización en Sisfactu.
• Con la ayuda de algún dispositivo con lector de código de barras que va capturando código y cantidad. Con él, se genera un fichero que posteriormente se envía al ordenador generando de forma automática la regularización del stock.

En ambos casos, es importante anotar la fecha y hora del nuevo stock al hacer el recuento (Stock en almacén a día 15 de diciembre a las 08:00), para indicarla como fecha y hora de la regularización del nuevo inventario en Sisfactu.

¿Qué método utilizo para introducirlo en Sisfactu?

• Poner a cero el stock antes de entrar el nuevo inventario. De esta forma no podremos saber las variaciones de stock entre el stock físico y el stock de la aplicación. Este proceso crea una regularización negativa por el stock que el programa conoce. Aunque después siempre podremos comparar esta regularización negativa con la regularización positiva que hemos creado al contar el inventario.
• Introducir el inventario con una regularización por diferencia. Aquí sí, la regularización en sí indicará la variación de cada artículo entre el stock que tenía Sisfactu y el stock real del almacén.

Consejos:

• ¡Cuidado! Si modificamos movimientos (compras, ventas, regularizaciones…) anteriores a la introducción del inventario podemos causar descuadres. Lo recomendable es no modificar nada que tenga fecha anterior al inventario. Para asegurarnos de ello Sisfactu dispone de una herramienta para evitar la modificación de documentos anteriores a una fecha. Modificar movimientos que afecten al stock y/o al coste anterior a la fecha de inventario es engañar al programa.
• Aprovechar la introducción del nuevo inventario para revisar el precio de coste en Sisfactu. 
• Cerrar el negocio al público para hacer el inventario.
• Filtrar o listar cada semana los artículos en negativo. Son un síntoma de algún error que no descubriremos hasta hacer el inventario, cuando nadie se acordará del motivo.

Para terminar vamos a enumerar 5 razones que pueden ser las causantes de descuadres en el stock

1. El inventario inicial no se introdujo correctamente
2. Se sirve un artículo pero se factura otro. O lo mismo en compras: se compra un artículo físico pero lo apuntamos con otro código.
3. No se introducen correctamente las devoluciones de artículos. No todos los artículos devueltos son aptos para volver a ser vendidos, por lo tanto al hacer el abono no pueden entrar de nuevo en el stock.
4. No se introducen las compras de forma correcta. A veces se compra por cajas y se vende por unidades sin indicarlo al programa: así nunca cuadrará el stock ni el coste.
5. Pérdidas o mermas de artículos sin regularizar.

Como consejo final, añadir que lo ideal sería no esperar un año para hacer inventario. Se debería hacer más a menudo. Si no es posible inventariar todo el negocio cada mes, se podría hacer sección por sección. Si aparecen descuadres es más fácil recordar el motivo si sólo han pasado unas semanas.